Vad är den vanligaste missen vid kontorsflytt?

Att flytta kontor är komplext och kan innebära stora stopp i arbetet på en arbetsplats. Inte minst om det sker på fel sätt. Vad är den vanligaste missen vid konstorsflytt?

Den absolut vanligaste missen är att kontorsflytten jämförs med en bohagsflytt. Med andra ord att man utgår från att allt kan packas på egen hand, köras till nya stället och sedan packas upp. Med detta tänk förenklas flytten extremt i teorin. Men när det praktiskt ska utföras märker man snabbt att det är en stor skillnad. Detta inte minst gällande de ekonomiska förluster som ett företag kan få på grund av en dåligt planerad flytt. Exempelvis kan följande problem uppstå:

  • Stor förlust av arbetstimmar

Den största faran är att flytten inte är planerad noggrant. Plötsligt är saker nerpackade som behövs i den dagliga verksamheten. Under flyttdagen har de anställda ingen möjlighet att utföra sitt jobb och det tar flera dagar att komma på plats. Under denna tid skapas stor irritation vilket självklart även påverkar det dagliga arbetet. 

Lösningen är att skapa en tydlig planering från att första flyttlådan packas till att personalen kan gå till sitt nya kontor och påbörja sitt arbete direkt. Det handlar om att de anställda ska veta när olika saker ska packas, när man förväntas jobba hemifrån och inte minst använda en effektiv flyttfirma. För flytten ska självklart inte ske av de anställda. 

  • Otydlig ansvarsfördelning

Genom att se kontorsflytten som en ”vanlig flytt” skapas ingen tydlig ansvarsfördelning. Detta i sig skapar lätt irritation och långsamma beslutsvägar. Vem ska man vända sig till för att få veta datum för flytt, vad som kommer att fungera på nya stället och hur detta påverkar arbetet?

Lösningen är att skapa ansvarslistor redan när planeringen skapas. Här delas olika delar av flytten upp. Men även vem man ska kontakta för frågor gällande IT, logistik och förvaring. 

  • En flyttfirma anlitas som har fel kompetens

Ännu ett problem är att man anlitar ”vilken flyttfirma som helst”. Detta med tanke på att de ”bara ska flytta sakerna”. Men en kontorsflytt handlar om så mycket mer än bara flytt. De ska kunna flytta exakt när det påverkar verksamheten som minst. Det kan innebära flytt på en helg eller kanske under en natt. När sedan datorer flyttas så ska dessa snabbt kunna kopplas in. Finns ett internt nätverk bör detta lika fort göras tillgängligt. 

Lösningen är att anlita flyttfirmor som är specialister på kontorsflyttar. De har generellt samarbete med både hantverkare (montering av möbler) och IT-specialister (installering av datorutrustning) så att allt kommer på plats blixtsnabbt.

14 feb 2020